MEKANISME PEMBANGUNAN GEDUNG / KANTOR UPK

A.         DASAR PEMIKIRAN

1)          Banyaknya UPK Di Provinsi Jawa Timur Yang Mempunyai Asset Besar. Lebih Dari 150 UPK Yang Mempunyai Asset Produktif Di Atas 1 Milyar. Dan Terdapat 6 UPK Yang Mempunyai Asset Produktif Diatas 3 Milyar;

2)          Besarnya Asset UPK Seiring Dengan Banyaknya Jumlah Kelompok Pemanfaat. Disisi yang Lain Perkembangan Asset UPK Melahirkan Sebuah Tuntutan Akan Kualitas Pelayanan Dari UPK Yang Lebih Profesional;

3)          Dalam Realitanya Di Lapangan, UPK Harus Bersaing Dengan Beberapa Lembaga Keuangan Yang Mempunyai Keunggulan Komparatif Dan Keunggulan Kompetitif Di Beberapa Bidang, Khususnya Dalam Hal Fasilitas Kerja Dan Sistem Pelayanan;

4)          Pembangunan Gedung / Kantor UPK Merupakan Kebutuhan yang Logis dalam hal Penyediaan Fasilitas Kerja Dan Peningkatan Sistem Pelayanan Di UPK

B.    MEKANISME PEMBANGUNAN GEDUNG / KANTOR UPK

1)      Pembangunan Gedung / Kantor UPK Dapat Dilakukan Atas Dasar :

a.       Penilaian Kebutuhan (Need Assesment) UPK

b.      Ketersediaan Anggaran Yang Memadai

c.       Tidak Berdampak Negatif Pada Cash Flow Proses Perguliran

d.      Persetujuan Musyawarah Antar Desa (MAD)

2)      Pembangunan Gedung / Kantor UPK Dapat Dilakukan Dengan Cara :

a.       Membeli Tanah Dan Gedungnya Sekaligus

b.      Membeli Tanah Dan Membangun Gedung

c.       Membeli Dengan Cara Mengangsur / Mencicil, Contohnya Adalah Membeli Rumah Dengan Memanfaatkan Fasilitas Kredit Perumahan Rakyat (KPR)

Penjelasan Poin 2a :

v   Untuk Pembangunan Gedung / Kantor Yang Dilakukan Dengan Cara Membeli Tanah Dan Gedungnya Sekaligus (Satu Paket Pembelian), Nilai Tanah dan Bangunan Serta Letak Geografisnya Beserta Informasi Pendukung Lainnya Harus Disampaikan dan Dibahas Pada Forum Musawarah Antar Desa (MAD). Jika Forum MAD Menyetujui, Maka Dapat Dilakukan Eksekusi Pembayaran Atas Gedung / Kantor Tersebut;

v   Pembayaran Dapat Dieksekusi Dari Buku Bank / Kas SPP atau UEP;

v   Dalam Proses Pengakuan Nilai Nominalnya Harus Dipisahkan Antara Nilai Nominal Tanah Dan Nilai Nominal Bangunan Dengan Menggunakan Nilai Taksiran Berdasarkan Harga Pasar;

v   Dalam Pencatatannya di Aktiva Tetap, Nilai Tanah dan Nilai Bangunan Harus Dicatat Secara Terpisah. Perlakukan Akuntansi Atas Keduanya Juga Berbeda. Tanah Tidak Disusutkan Sedangkan Gedung / Kantor Harus Disusutkan;

v   UPK Kecamatan yang dapat melakukan pengadaan gedung atau kantor dengan cara membeli tanah dan gedung sekaligus adalah UPK yang mempunyai Asset Produktif minimal 2 Milyard (dengan memperhatikan point B.1 Mekanisme Pembangunan Gedung/kantor UPK)

Penjelasan Poin 2b :

v   Untuk Pembangunan Gedung / Kantor Yang Dilakukan Dengan Cara membeli tanah terlebih Dahulu, Maka Sebelum Pembangunan Atau Pengerjaannya Harus Dibuat RAB Dan Design Terlebih Dahulu (Dapat Meminta Bantuan Fasilitator Teknik Di Kecamatan Atau Kabupaten);

v   RAB dan Design Tersebut Harus Disampaikan dan Dibahas Pada Forum Musawarah Antar Desa (MAD);

v   Jika Forum MAD Menyetujui, Maka Atas Dasar RAB dan Design Tersebut Forum MAD Mengambil Keputusan Tentang Beberapa Hal Yaitu:

Ø  Berapa Nilai Nominal Yang Akan Dialokasikan Untuk Pembangunan Gedung / Kantor Tersebut

Ø  Waktu Pelaksanaannya

Ø  Metode Pelaksanaannya, Dapat Dilakukan Dengan Cara:

o     Dikerjakan Sendiri Dengan Membayar Tukang

o     Ditenderkan (Diberikan Kesempatan Kepada TPK - TPK Yang Cukup Berprestasi Dalam Pembangunan Sarana Prasarana)

v   Pengadaan Bangunan / Gedung Dapat Dilakukan Secara Bertahap, Misalnya Membeli Tanah Terlebih Dahulu Pada Tahun Pertama Dan Membangun Gedung Pada Tahun Berikutnya;

v   Dalam Proses Eksekusi Pembiayaannya, Tidak Perlu Dibukakan Rekening Tersendiri Untuk Pembangunan Gedung /Kantor Supaya Tidak Mengganggu Jalannya Proses Perguliran Dan Mengakibatkan Potensial Loss Dalam Keuangan UPK,

v   Proses Pencatatan Untuk Pembangunan Atau Rehab Gedung / Kantor UPK Dilakukan Dengan Membuat Sub Account (Akun Tambahan) Pada Aktiva Tetap, Yaitu Dengan Membebankan Pengeluarannya Sebagai Asset Under Construction (Asset Dalam Pengerjaan). Selama Proses Pengerjaan, Semua Pengeluaran Tersebut Dicatat Pada Pos / Akun Asset Under Construction dan Tidak Disusutkan. Jika Bangunan Telah Selesai Dan Digunakan, Maka Semua Item Transaksi Yang Ada Dalam Asset Under Construction Tersebut Direkap Menjadi Satu Nilainya Dan Dicatat Sebagai Gedung / Kantor UPK Dan Disusutkan Pada Bulan Berikutnya;

v   Semua Item Pengeluran Yang Berhubungan Dengan Pembangunan Gedung / Kantor Menjadi Bagian Yang Tidak Terpisahkan Dari Nilai Bangunan /Gedung Tersebut. Contoh :  Biaya Pengiriman Bahan, Biaya Sertifikat Dll;

v   UPK Kecamatan yang dapat melakukan pengadaan gedung atau kantor dengan cara membeli tanah terlebih dahulu dan gedung dibangun kemudian adalah UPK yang mempunyai Asset Produktif minimal 1,5 Milyard (dengan memperhatikan point B.1 Mekanisme Pembangunan Gedung/Kantor UPK)

Penjelasan Poin 2c :

v   Untuk Pembelian Gedung / Kantor Yang Dilakukan Dengan Cara Mengangsur / Mencicil, Informasi Yang Harus Harus Disampaikan Kepada Forum MAD yaitu Spesifikasi Bangunan, Harga Perolehan (Down Payment, Jangka Waktu Pembayaran Serta Besarnya Bunga Pinjaman) Serta Letak Geografisnya. Jika Forum MAD Menyetujui, Maka Dapat Dilakukan Eksekusi Pembayaran Down Payment Atas Gedung / Kantor Tersebut;

v   Proses Pencatatan Dilakukan Dengan Mencatat Harga Perolehan Gedung / Kantor Tersebut Ke Dalam Aktiva Tetap.  Untuk Pembayaran Down Paymentnya Dapat Dieksekusi Dari Buku Kas / Bank SPP Atau UEP Dan Mencatat Sisanya (Nilai Gedung Dikurangi Down Payment) Sebagai Hutang. Pada Saat Pembayaran Angsuran atau Cicilan, Maka Angsuran Pokok Dicatat Sebagai Pengeluaran Pada Buku Kas / Bank SPP Dan Mengurangi Hutang, Sedangkan Biaya Bunganya Dicatat Sebagai Biaya Bunga Pinjaman Dan Dibebankan Pada Biaya Operasional Lain-Lain;

v   UPK Kecamatan yang dapat melakukan pengadaan gedung atau kantor dengan cara mengangsur atau mencicil adalah UPK yang mempunyai Asset Produktif minimal 1 Milyard (dengan memperhatikan point B.1 Mekanisme Pembangunan Gedung/kantor UPK)

C.    KETENTUAN LAINNYA DALAM PEMBANGUNAN GEDUNG / KANTOR UPK

v  Untuk Pembangunan Gedung Permanen Pada Lokasi Kantor Kecamatan,  diperbolehkan dengan persyaratan :

a.       Adanya Surat Persetujuan Bupati atas pembangunan gedung

b.      Surat Keputusan atas Hak Guna Tanah

v  Tanah Yang Dibeli Harus Berstatus Hak Milik, Bukan Hak Guna;

v  Tanah / Gedung Atas Nama Lembaga BKAD / UPK, Bukan Atas Nama Perseorangan;

v  Penentuan Umur Ekonomis Gedung / Kantor UPK Didasarkan Atas Pertimbangan Kualitas Bangunan Dan Daya Tahan Bangunan Tersebut. Berkisar Antara 20-40 Tahun.