Petunjuk Tahapan Perguliran SPP

PERGULIRAN
1. LATAR BELAKANG
Kegiatan Simpan Pinjam kelompok Perempuan (SPP) dalam PNPM MANDIRI PERDESAAN merupakan kegiatan untuk mengembangkan potensi kegiatan simpan pinjam perdesaan, yang betujuan memberikan kemudahan akses pendanaan usaha mikro, pemenuhan kebutuhan pendanaan sosial dasar dan memperkuat kelembagaan kegiatan kaum perempuan dan mendorong penanggulangan RTM.
Ketentuan Dasar kegiatan SPP antara lain:
 Kemudahan artinya Masyarakat miskin dengan mudah dan cepat mendapatkan pelayanan pendanaan kebutuhan tanpa syarat anggunan,
 Terlembagakan artinya dana kegiatan SPP disalurkan melalui kelompok yang sudah mempunyai tata cara dan prosedur yang sudah baku dalam pengelolaan simpanan dan pengelolaan pinjaman,
 Keberdayaan artinya proses pengelolaan didasari oleh keputusan yang professional oleh kaum perempuan dengan mempertimbangkan pelestarian dan pengembangan dana bergulir guna meningkatkan kesejahteraan,
 Pengembangan artinya setiap keputusan pendanaan harus berorientasi pada peningkatan pendapatan sehingga meningkatkan pertumbuhan aktivitas ekonomi masyarakat perdesaan,
 Akuntabilitas artinya dalam melakukan pengelolaan dana bergulir dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat.

Pengelolaan dana bergulir dalam PNPM MANDIRI PERDESAAN pada hakekatnya dipengaruhi oleh 3 (tiga) hal ：
 Unit Pengelola Kegiatan (UPK) sebagai pengelola dan penyalur seluruh dana bergulir di tingkat kecamatan,
 kelompok peminjam sebagai pengelola dan penyalur dana bergulir kepada anggotanya sebagai pemanfaat langsung serta aturan dan prosedur/mekanisme perguliran. Selain itu,
 forum Musyawarah Antar Desa sebagai forum yang mempunyai wewenang untuk menetapkan beberapa keputusan mengenai perguliran seperti aturan dan prosedur perguliran harus difasilitasi dengan baik sehingga setiap keputusannya mendukung pelestarian dan pengembangan dana bergulir.
UPK yang mengelola dana bergulir SPP dapat dikembangkan menjadi pengelola kegiatan pinjaman yang profesional sebagai dasar pelestarian dan pengembangan dana bergulir. Begitu juga kelompok peminjam sebagai penyalur pinjaman kepada
anggota/individu pemanfaat. Pelestarian dan pengembangan dana bergulir diarahkan melalui upaya penguatan kelembagaan UPK dan Kelompok Peminjam dengan cara :
 pembuatan aturan-aturan dan prosedur/mekanisme perguliran;
 penguatan kapasitas pengurus UPK dan kelompok dalam pengelolaan keuangan dan pinjaman;
 penguatan UPK dan kelompok secara kelembagaan; serta
 pengembangan jaringan kerjasama dengan pihak yang lain.

2. KELOMPOK PEMINJAM
Untuk mempercepat gerak pengembangan dan peningkatan kapasitas masyarakat miskin. PNPM MANDIRI PERDESAAN menerapkan pendekatan kelompok sebagai sasaran pembiayaan, dimana kelompok peminjam dipandang sebagai suatu lembaga yang dapat berfungsi sebagai lembaga pengelola pinjaman dimasyarakat, dimana :
Kelompok sebagai lembaga pengelola pinjaman dana bergulir secara mandiri mempunyai persyaratan sebagai berikut :
 Kelompok telah berpengalaman dalam pengelolaan dana simpanan dan pinjaman minimal 3 tahun atau sesuai dengan ketentuan MAD.
 Mempunyai AD/ART kelompok secara tertulis.
 Mempunyai Aturan Kepengurusan secara tertulis.
 Mempunyai Aturan Pengelolaan Simpanan yang mencakup jenis-jenis simpanan yang dikelola, bunga simpanan, dsb.
 Mempunyai Aturan Pengelolaan Pinjaman yang mencakup persyaratan pinjaman, jumlah pinjaman, jangka waktu,dsb.
 Tunggakan pinjaman yang dikelola di kelompok pada saat pengajuan pinjaman ke UPK maksimal 20 % dari target pengembalian.
 Maksimal pengajuan pinjaman dana bergulir kelompok kepada UPK adalah 300 % dari jumlah simpanan dan modal yang ada di kelompok.

Fungsi kelompok dimasyarakat dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
a. Lembaga pengelola pinjaman (executing)
b. Lembaga penyalur pinjaman (chanelling)

a. Kelompok sebagai Lembaga Pengelola Pinjaman
Tujuan kelompok sebagai lembaga pengelola pinjaman adalah untuk memperkuat permodalan kelompok, memperluas pelayanan pinjaman masyarakat. Kelompok dapat melakukan pengelolaan dana bergulir secara mandiri. Kelompok dalam hal ini dapat melakukan :
 Seleksi pemanfaat pinjaman
 Penentuan jumlah angsuran
 Penentuan tingkat bunga
 Penentuan jadwal angsuran
 Penentuan persyaratan pinjaman
b. Kelompok sebagai Lembaga Penyalur Pinjaman
Sebagai lembaga penyalur pinjaman, kelompok hanya menyalurkan dana bergulir kepada pemanfaat sesuai dengan ketentuan dan persyaratan yang telah ditetapkan oleh pemberi pinjaman (UPK).
Fungsi sebagai lembaga penyalur adalah memastikan penggunaan dana bergulir oleh anggota/pemanfaat sesuai dengan kebutuhan pendanaan usaha, meningkatkan mekanisme tanggung renteng, memberikan kepastian penyaluran dan pengembalian dana bergulir.
3. DASAR-DASAR PENGELOLAAN DAN ATURAN POKOK PERGULIRAN
Upaya pelestarian dan pengembangan dana bergulir yaitu dengan membuat aturan dan prosedur perguliran. Pembuatan aturan dan prosedur perguliran tersebut perlu memperhatikan beberapa hal yang menjadi ketentuan dasar pengelolaan dana bergulir dan aturan pokok perguliran, sebagai berikut :
3.1 Dasar-dasar Pengelolaan Dana Bergulir
a. Pelestarian kegiatan pinjaman

1. Tersedianya dana pinjaman produktif dan bertambah jumlahnya.
2. Tersedianya dana pinjaman sebagai modal usaha bagi masyarakat miskin yang produktif.
3. Pembagian surplus dilakukan setelah menghitung resiko pinjaman.
4. Surplus UPK diutamakan untuk menambah modal UPK.

b. Pelestarian Prinsip PNPM MANDIRI PERDESAAN

Prinsip-prinsip PNPM MANDIRI PERDESAAN selalu menjadi acuan dalam mekanisme pengelolaan dana bergulir terutama: transparansi, partisipasi, dan keberpihakan kepada RTM. Misalnya : calon pemanfaat yang ada di kelompok peminjam merupakan RTM pada peta sosial.
c. Pelestarian Kelembagaan
Pengelolaan dana bergulir harus tetap menggunakan ketentuan kelembagaan yang ada di PNPM MANDIRI PERDESAAN MANDIRI PERDESAAN seperti: UPK, kelompok peminjam (bukan peminjam secara individu), MAD,Musyawarah Desa, tim verifikasi, dsb.
d. Pengembangan Kelompok
Dalam pengelolaan dana bergulir harus memperhatikan pengembangan kelompok bahkan pengembangan usaha pemanfaat. Misalnya memberikan kesempatan kepada kelompok untuk menambah permodalan melalui pembagian keuntungan. (Split jasa)
3.2 Aturan Pokok Perguliran
Aturan pola perguliran minimal harus memuat hal-hal berikut :
a. Dana perguliran SPP hanya digunakan untuk pendanaan kegiatan SPP.
b. Tidak diperbolehkan memberikan pinjaman secara individu.
c. Tidak diperuntukan untuk Aparat Pemerintah, baik secara langsung maupun tidak langsung (suami/istri).
d. Kelompok yang didanai ditetapkan dalam forum MAD-Perguliran.
e. Kegiatan verifikasi dilakukan Tim Verifikasi bersama UPK
f. Adanya perjanjian pinjaman antara UPK dan Kelompok.
g. Jadwal angsuran disesuaikan dengan fungsi kelompok (kelompok penyalur atau kelompok pengelola) dan siklus usahanya.
h. Pembebanan jasa pinjaman sesuai dengan bunga pasar.
i. Kelompok dapat diberikan Insentif Pengembalian Tepat Waktu (IPTW) sebagai stimulan.
k. Tidak diperbolehkan melakukan pembagian jasa pinjaman/pendapatan sebelum dikurangi biaya operasional dan resiko pinjaman.
l. Usulan kelompok setiap saat dapat diterima pengurus UPK untuk diverifikasi sebelum MAD

4. LEMBAGA PENGELOLA PERGULIRAN DI TINGKAT KECAMATAN
Perguliran di tingkat kecamatan dilakukan oleh UPK berdasarkan keputusan MAD-PERGULIRAN. Sasaran perguliran adalah kelompok masyarakat di seluruh desa yang ada di kecamatan atau sesuai aturan tingkat lokal yang berlaku. Pengelolaan perguliran di tingkat kecamatan dilakukan oleh UPK dan forum MAD dengan melibatkan lembaga-lembaga, seperti : BP-UPK, Tim Verifikasi (TV), dan kelompok. MAD-PERGULIRAN perlu menyepakati mekanisme dan prosedur perguliran sebelum melakukan perguliran.
4.1 Mekanisme Perguliran
Mekanisme perguliran harus memenuhi ketentuan berikut:
a. Mengacu pada dasar- dasar pengelolaan dana bergulir.
b. Memenuhi aturan pokok perguliran.
c. Proses verifikasi dilakukan oleh Tim verifikasi bersama dengan UPK
d. Kelompok penerima pinjaman telah diverifikasi dan diputuskan oleh MAD baik secara langsung atau dengan menggunakan pola daftar tunggu.
e. Penyaluran pinjaman langsung dari UPK ke kelompok dan pengembalian pinjaman secara langsung dari kelompok ke UPK.
f. Tidak disalurkan ke kelompok yang mempunyai reputasi jelek dalam meminjam.
g. Jika disalurkan ke kelompok dengan pola executing harus memenuhi persyaratan sebagai Lembaga Pengelola Pinjaman.

4.2 Musyawarah Antar Desa (MAD)
MAD merupakan forum tertinggi dalam pengambilan keputusan pengelolaan dana bergulir di tingkat kecamatan. Untuk itu, MAD dapat diselenggarakan di luar tahapan atau alur PNPM MANDIRI PERDESAAN, dengan ketentuan:
a. Jadwal MAD dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan (periodik).
b. Pendanaan MAD Perguliran merupakan komponen biaya PK
c. Penggunaan dana harus sesuai dengan perencanaan/anggaran biaya. Realisasi penggunaannya dianggap sebagai biaya non operasional.

4.3 Verifikasi
Proses verifikasi tetap diperlukan dalam upaya pemanfaatan dana bergulir, dengan ketentuan:
a. Tim verifikasi dibentuk dengan anggota minimal 3 orang oleh BKAD dan disetujui dalam Musyawarah Antar Desa.
b. Pendanaan kegiatan verifikasi maksimal 0,5 % dari dana yang akan digulirkan dan dana tersebut dipergunakan untuk kegiatan verifikasi
c. Dana verifikasi hanya diperuntukkan tim verifikasi ( BKAD, BP dan Pengurus UPK yang menjadi Tim Verifikasi tidak boleh didanai dari dana verifikasi.
d. Penggunaan dana harus sesuai dengan perencanaan/anggaran biaya. Realisasi penggunaannya dianggap sebagai biaya non-operasional.

4.4．Tim Penyehatan Pinjaman

Tim Penyehatan Pinjaman dibentuk untuk mendorong pelestarian dan pengembangan dana bergulir. Tim ini bersifat ad hoc sesuai dengan kebutuhan untuk melakukan penagihan dan penyehatan pinjaman. Beberapa ketentuan menyangkut tim ini adalah:
a. Pendanaan terhadap Tim Penyehatan Pinjaman dilakukan berdasarkan insentif hasil penagihan dengan perhitungan maksimal 2% dari nilai tunggakan lebih dari 6 bulan yang dapat ditagih. Pendanaan untuk hal ini dianggap sebagai biaya non operasional
b. Pengurus UPK yang menjadi anggota tim tidak diperkenankan menerima insentif penagihan
4.5 Badan Pengawas UPK (BP-UPK)
Badan Pengawas UPK (BP-UPK) dibentuk untuk menjamin akuntabilitas pengelolaan dana bergulir, dengan ketentuan:
a. Dibentuk oleh BKAD dan diputuskan oleh forum MAD sesuai ketentuan PNPM MANDIRI PERDESAAN
b. Tugas pokok BP UPK melakukan pengawasan terhadap seluruh jalannya kegiatan yang dilaksanakan oleh UPK dan lembaga pendukung klainnya ( TV, Badan Penyehat Pinjaman )
c.. Maksimal pendanaan BP-UPK adalah 5 % dari laba UPK dalam tahun berjalan.
c Penggunaan dana harus sesuai dengan perencanaan/anggaran biaya yang ditetapkan oleh forum MAD. Realisasi penggunaannya dianggap sebagai biaya non-operasional.

4.6 UPK
Dalam rangka mendorong terjadinya keberlanjutan pengelolaan dana bergulir, hal-hal yang perlu diperhatikan:
a. Pengurus UPK dipilih dengan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan ketentuan PNPM MANDIRI PERDESAAN
b. Jumlah pengurus UPK dapat disesuaikan dengan mempertimbangkan prediksi pendapatan jasa pinjaman, anggaran biaya operasional dan volume pinjaman yang dikelola.
c. Besar anggaran tahunan untuk honor seluruh pengurus UPK harus mengacu kepada estimasi pendapatan tahunan.
d. Anggaran Biaya Operasional disusun sesuai dengan kebutuhan yang realistis dan rencana kegiatan yang akan dilakukan. Upaya pengendalian biaya dilakukan setiap bulan dengan cara membandingkan antara anggaran dan realisasinya.
e. Total realisasi biaya operasional dan biaya non-operasional tidak boleh melebihi 75 % dari realisasi pendapatan jasa pinjaman tahun berjalan.

4.7 Penggunaan Keuntungan/Laba UPK
Penggunaan keuntungan/laba UPK diutamakan untuk pengembangan masyarakat terutama masyarakat miskin (RTM) dengan ketentuan :
a. Penambahan Modal minimal 50 % dari keuntungan.
b. Pengembangan kelembagaan UPK dan kelompok maksimal 10 % dari keuntungan.
c. Bonus Pengurus UPK maksimal 5 % dari keuntungan
d. Bantuan masyarakat miskin minimal 10 % dari keuntungan.
4.8 Siklus Tahapan Perguliran

Tahapan perguliran di tingkat kecamatan dapat digambarkan sebagai berikut:

1. Sosialisasi Perguliran.
2. Usulan Kelompok.
3. Proposal Kelompok.
4. Verifikasi Perguliran.
5. MAD Perguliran.
6. Pendanaan.

Mekanisme Perguliran PNPM-MPd

MEKANISME PERGULIRAN PNPM MP

Oleh Didik Yulianto McFS RMC IV

Beberapa permasalahan perguliran UPK yang menonjol

Meskipun data statistik keuangan menunjukkan gambaran pengelolaan yang cukup baik, cukup banyak masalah-masalah dalam pengelolaan dana bergulir.    Dari permasalahan-permasalahan yang ada terdapat beberapa yang cukup menonjol, antara lain :

1.       Iddle fund

Dana UEP dan SPP yang iddle di wilayah IV tahun 2009 mencapai 18% atau lebih dari Rp. 200 milyar dari saldo pinjaman Rp.1,2 T,  kondisi ini berkecenderungan meningkat pada tahun 2010 dimana prosentase dana iddle meningkat 3% yaitu menjadi mencapai 21% atau  Rp. 357 milyar lebih dibandingkan total pinjaman Rp. 2,1 T.

Beberapa  hal yang dapat menimbulkan terjadinya iddle fund ini yaitu :

a.       Tambahan modal dana bergulir dari dana BLM.

Kecamatan-kecamatan dimana PNPM MP masih berjalan mempunyai kesempatan besar untuk menambah modal awal dana SPP dari BLM yang tersedia.  Tersedianya dana SPP melalui BLM akan menambah jumlah dana yang bisa diakses oleh kelompok yang ada di kecamatan sementara jumlah kelompok di saat yang bersamaan relatif tetap,  sehingga dana yang tidak terserap kelompok menjadi lebih besar.

b.      Waktu antar MAD.

PNPM MP memberikan pelajaran penting dalam pengorganisasian masyarakat, selain  mengembangkan kelembagaan dan sistem kerja juga terdapat aspek penting di dalamnya yaitu sistem pengambilan keputusan. 

 Keputusan untuk kepentingan bersama dilakukan melalui suatu forum musyawarah sesuai dengan jenjangnya di desa atau di kecamatan, dimana untuk keputusan-keputusan tingkat kecamatan dilakukan BKAD melalui forum MAD.  Alur tahapan PNPM MP, MAD dilakukan tiga kali yaitu MAD informasi, MAD Prioritas Usulan, dan MAD Penetapan Pendanaan.  Peserta forum MAD adalah anggota BKAD yang tiap-tiap desa paling tidak diwakili 6 (enam) orang wakil.

Best practice MAD program tersebut diadopsi terhadap sistem pengambilan keputusan untuk kegiatan perguliran yang disebut MAD Perguliran.   Jika MAD Perguliran ini dilakukan 4 kali dalam satu tahun maka penerimaan angsuran pengembalian UEP dan  SPP yang diteria tiap bulan akan terakumulasi mengendap dalam waktu 3 bulan sampai dilakukan MAD Perguliran berikutnya. 

c.       Perkembangan kelompok

Ø  Jumlah kelompok

Jumlah kelompok pemanfaat yang stagnan menimbulkan kuantitas penyerapan dana bergulir relatif tetap sehingga semakin bertambahkan dana bergulir baik karena jasa yang diterima UPK maupun penambahan modal awal dari dana BLM semakin besar pula iddle fund-nya.

Ø  Daya serap kelompok

Daya serap kelompok stagnan atau relatif rendah perkembangannya pada dasarnya disebabkan karena jumlah anggota kelompok tidak berkembang atau kemampuan ekonomi anggota kelompok relatif  tidak berkembang.

2.       Ketepatan waktu

Kebutuhan akan tambahan modal kelompok (anggota kelompok) seringkali timingnya tidak sama dengan cairnya usulan.  Jika MAD perguliran dilakukan 4 kali dalam setahun maka suatu proposal pinjaman membutuhkan waktu sekitar 3 bulan untuk  mendapatkan pendanaan dari UPK.  Sering terjadi saat pencairan dilakukan oleh UPK, kebutuhan akan dana ini sudah lewat waktu.  

3.       Antrian kelompok peminjam

Proposal dari kelompok yang terkumpul di UPK jumlahnya semakin banyak jika lamanya waktu dari satu MAD ke MAD berikutnya semakin lama.  Jika MAD perguliran dilakukan 4 kali dalam setahun maka suatu proposal pinjaman membutuhkan waktu sekitar 3 bulan untuk  mendapatkan pendanaan dari UPK.

4.       Efisiensi biaya perguliran

Seiring dengan perjalanan waktu, dana bergulir baik UEP maupun SPP berkembang menjadi semakin besar sehingga tiap bulan dana pengembalian UEP / SPP (pokok dan jasa) semakin besar.  Karena hal tersebut kebutuhan untuk melakukan perguliran juga semakin sering, semakin sering dilakukan MAD perguliran maka semakin besar pula anggaran yang dibutuhkan untuk menyelenggarakannya.

Praktek perguliran di lapangan

1.       Perguliran tidak melalui mekanisme MAD

Masih terdapat perguliran yang tidak melalui mekanisme MAD sebagai berikut :

a.       Keputusan pendanaan perguliran oleh Pengurus UPK.

b.      Pendanaan perguliran tidak melalui keputusan tim pendanaan atau forum MAD.

2.       Perguliran melalui MAD

a.       Keputusan pendanaan perguliran melalui forum MAD Perguliran.

Perguliran yang keputusan pendanaan dilakukan pada forum MAD yang disebut MAD Perguliran banyak diimplementasikan di lapangan.  MAD perguliran ini merujuk pada MAD PNPM MP, setiap desa anggota BKAD diwakili sekurangnya 6 (enam) orang wakil.  Akan tetapi pada kenyataannya MAD perguliran seringkali :

Tingkat kehadiran sangat rendah.

Unsur peserta yang hadir adalah Kepala Desa  dan  pengurus kelompok yang mengajukan proposal.  Jumlah pengurus kelompok yang hadir pada umumnya sangat tinggi prosentasenya.

b.      Keputusan pendanaan perguliran melalui forum MAD Reguler.

Sering dijumpai MAD perguliran diikutkan MAD PNPM MP.  Keuntungannya adalah penghematan biaya sedangkan kelemahan terbesarnya adalah peserta MAD setelah fokus mengikuti proses MAD PNPM MP, kemudian membahas agenda MAD Perguliran pada umumnya perhatian dan kepedulian peserta sangat jauh berkurang sehingga muncul kesan agenda-agenda pembahasan perguliran sekedar agenda formalitas.

3.       Gabungan MAD Perguliran dan Tim Pendanaan

Keputusan pendanaan dilakukan melalui Forum MAD Perguliran dan Tim Pendanaan.

4.       Tim Pendanaan

Keputusan pendanaan oleh Tim sebagaimana tertuang pada PTO Penjelasan X halaman 4, dalam implementasinya di lapangan sangat beragam.  Keberagaman ini cukup wajar mengingat penjelasan detail terkait tim ini memang tidak ada.  Contoh bentuk tim pendanaan di lapangan :

Ø  Tim pendanaan adalah Pengurus BKAD, UPK, BP-UPK, dan Tim Verifikasi.

Ø  Tim pendanaan adalah Pengurus UPK dan Tim Verifikasi.

Ø  Tim pendanaan adalah semua wakil dari desa, satu desa satu orang wakil.

Ø  Dan lain-lain.

Idealitas perguliran

Berdasarkan fakta-fakta kondisi lapangan dimana implementasi pengelolaan dana bergulir yang sangat beragam dan juga timbulnya permasalahan-permasalahan tersebut diatas maka dibutuhkan suatu sistem perguliran yang dapat memenuhi kriteria sebagai berikut :

1.       Sesuai dengan PTO Penjelasan X dan aturan program lainnya.

2.       Memperkuat fungsi kelembagaan BKAD dan lembaga pelaksana.

3.       Memperkuat fungsi koordinasi dan sinergitas antar lembaga.

4.       Dapat memecahkan permasalahan pengelolaan dana bergulir.

5.       Memperkuat identitas dan budaya pengelolaan pinjaman yang khas.

Sistem perguliran PNPM MP

1.       Tahapan pengelolaan pendanaan dana bergulir (PTO Penjelasan X halaman 4).

kelompok	→	Mengajukan usulan pinjaman
↓
UPK ↓	→	Melakukan evaluasi usulan pinjaman dari kelompok meliputi : -          Latar belakang -          Kondisi saat ini -          Riwayat pinjaman pada UPK -          Rencana usaha kelompok -          Rencana penggunaan dana pinjaman
Tim Verifikasi	→	Melakukan verifikasi usulan
↓
Tim Pendanaan	→	Memutuskan pendanaan terhadap usulan pinjaman yang telah diverifikasi dan dinyatakan Layak oleh Tim Verifikasi.

2.       Memahami PTO Penjelasan X halaman 4 tentang “keputusan pendanaan”.

“Keputusan pendanaan dilakukan oleh Tim yang telah ditetapkan oleh BKAD atau MAD dan sesuai dengan ketentuan pendanaan yang telah ditetapkan oleh BKAD atau MAD” (PTO P X hal.4)

Dari kalimat tersebut dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :

a.       Yang memutuskan pendanaan pada perguliran adalah Tim.  Bukan forum MAD atau BKAD.

b.      Tim yang memutuskan pendanaan dipilih dan ditetapkan oleh BKAD atau MAD. 

c.       Ketentuan dan aturan pendanaan ditetapkan oleh BKAD atau MAD.

3.       Memahami kelembagaan BKAD.

Ø  Masyarakat se kecamatan adalah pemegang hak atas hibah pemerintah melalui PNPM MP.

Ø  Masyarakat direpresentasikan oleh wakil-wakil desa dalam wadah lembaga BKAD. 

Ø  Keputusan-keputusan BKAD dilakukan dalam suatu forum yang disebut Forum MAD.

Ø  BKAD dipimpin oleh pengurus BKAD.

Ø  Pengurus BKAD mengawal keputusan-keputusan BKAD melalui  forum MAD yang dilaksanakan oleh lembaga pelaksana / pengelola seperti UPK, BP-UPK, Tim Verifikasi, dan lainnya.

Ø  Hubungan lembaga pelaksana / pengelola dengan BKAD adalah hubungan pertanggungjawaban.

Ø  Hubungan UPK dengan kelompok adalah pembinaan dan pelayanan.

4.       Musyawarah BKAD.

Suatu ciri dan kultur yang kuat dalam BKAD adalah pengambilan keputusan BKAD dilakukan dalam musyawarah yang bersifat partisipatif.  Untuk mewujudkan sistem yang dibangun dapat berjalan dengan baik, terkoordinasi dan bersinergi diantara lembaga yang  ada maka perlu menata musyawarah-musyawarah BKAD.  Musyawarah-musyawarah BKAD tersebut adalah sebagai berikut :

a.       Musyawarah untuk program yang sedang berjalan

Ø  MAD Reguler, mengikuti aturan (PTO) program yang sedang berjalan.

b.      Musyawarah perguliran (pelestarian)

1.       MAD Tahunan

pertemuan antar desa yang dilaksanakan oleh BKAD dalam rangkaian kegiatan pelestarian dan pengembangan.  MAD ini di lapangan banyak disebut dengan MAD Pertanggungjawaban, juga ada yang menyebut MAD Tutup Buku.

MAD Tahunan :

a.         Membahas pertanggungjawaban Pengurus Kelembagaan BKAD yaitu Pengurus BKAD, Pengurus UPK, Pengurus BP-UPK, Tim Verifikasi, dan Tim lainnya yang telah dibentuk oleh BKAD.

b.        Menetapkan AD/ART , Peraturan Khusus BKAD dan SOP Lembaga operasional.

c.         Menetapkan kebijaksanaan umum di bidang organisasi, pengelolaan perguliran dana UEP/SPP, dan pengelolaan program.

d.        Menetapkan pemilihan, pengangkatan, pemberhentian Pengurus BKAD, Pengurus UPK, Pengurus BP-UPK, Tim Verifikasi, dan Tim lainnya yang telah dibentuk oleh BKAD.

e.        Menetapkan rencana kerja, Rencana Pendapatan, Rencana Anggaran Biaya UPK.

f.          Mengesahkan Laporan Keuangan UPK.

g.         Mengesahkan pertanggungjawaban Pengurus Kelembagaan BKAD.

h.        Menetapkan rencana kerja Pengurus BKAD, BP-UPK, Tim Verifikasi, dan Tim lainnya yang telah dibentuk oleh BKAD.

i.           Menetapkan anggota tim pendanaan yang bertugas menetapkan pendanaan dalam Musyawarah Pendanaan Perguliran.

j.          Membahas masalah lainnya berdasarkan kesepakatan peserta.

2.       Musyawarah Pendanaan perguliran (MP Perguliran)

a.         MP perguliran adalah musyawarah BKAD yang khusus membahas penetapan pendanaan perguliran dana UEP/SPP.

b.        MP perguliran dilakukan sesuai dengan  kebutuhan perguliran.

c.         MP Perguliran diselenggarakan oleh BKAD atas usulan dari UPK.

d.        MP Perguliran harus dihadiri oleh Pengurus BKAD, UPK, TV, BP-UPK, dan Anggota Tim Pendanaan.

e.        Kelompok pengusul dan kelompok masyarakat lainnya boleh menghadiri MP Perguliran dalam status sebagai pengamat.

f.          MP Perguliran dipimpin oleh pengurus BKAD.

g.         Peran UPK dalam MP Perguliran adalah :

Ø  Melaporkan kesiapannya untuk melakukan perguliran.

Ø  Melaporkan jumlah dana UEP/SPP yang siap digulirkan.

Ø  Memberikan informasi tentang track record kelompok-kelompok peminjam yang usulannya dibahas, bagi kelompok yang pernah meminjam dana perguliran UEP/SPP di UPK. 

h.        Peran Tim Verifikasi dalam MP Perguliran adalah melaporkan hasil kegiatan verifikasi terhadap semua usulan kelompok yang masuk dalam bentuk rekomendasi kelayakan usulan.

i.           Peran BP-UPK dalam MP Perguliran adalah menyampaikan laporan hasil pemeriksaan dan atau pengamatannya selama proses perguliran berlangsung.

j.          Dalam MP Perguliran yang mempunyai hak suara dalam pengambilan keputusan pendanaan adalah Tim Pendanaan.

Musyawarah Pendanaan Perguliran ini dapat dilakukan kapan saja sesuai dengan kebutuhan perguliran sehingga memungkinkan setiap bulan ada MP Perguliran ini.  Mengingat MP Perguliran ini dapat dilakukan setiap bulan maka agenda acara MP Perguliran ini dapat ditambah dengan pertemuan / rapat koordinasi antar lembaga-lembaga PNPM MP dalam kelembagaan BKAD (Pengurus BKAD, UPK, BP-UPK, Tim Verifikasi).

Jumlah peserta yang hadir di forum MP Perguliran yang relatif sedikit maka pembahasan akan lebih fokus dan mendalam sehingga pertemuan dapat berlangsung lebih cepat dalam kisaran 1-2 jam serta efisiensi biaya.

Gambaran jumlah peserta MP Perguliran (asumsi):

NO	KETERANGAN	JUMLAH (orang)
1	Tim Pendanaan :
	a.       Pengurus BKAD	3
	b.      Perwakilan desa terpilih	5
2	UPK	3
3	BP-UPK	3
4	Tim Verifikasi	3
5	Pembinan (Camat/Pj.OK)	1
6	Pendamping (FK/FT)	2
	Jumlah peserta	20

Gambaran agenda MP Pendanaan :

1.       Pembukaan oleh Ketua BKAD.

2.       Sambutan Pembina / Pendamping.

3.       Laporan Ketua UPK tentang kesiapan perguliran dan posisi dana perguliran.

4.       Laporan  Tim Verifikasi hasil kegiatan verifikasi dalam bentuk rekomendasi Layak / Tidak Layak.

5.       Laporan pengawasan oleh BP-UPK.

6.       Keputusan pendanaan oleh Tim Pendanaan.

7.       Agenda lainnya (contoh penanganan pinjaman bermasalah, evaluasi kegiatan bulan lalu dan rencana kegiatan bulan depan, koordinasi kegiatan antar lembaga, dll.)

8.       Penutup.

3.       MAD Khusus

MAD Khusus adalah pertemuan antar desa yang dilaksanakan oleh BKAD dalam rangkaian kegiatan pelestarian untuk pengambilan keputusan masalah atau kondisi khusus dan bersifat mendesak.

5.       Tim Pendanaan

Tim Pendanaan adalah Tim yang dibentuk oleh MAD dan diberi mandat pengambilan keputusan pendanaan atas semua usulan kegiatan perguliran UEP/SPP dari kelompok yang telah direkomendasi layak oleh Tim Verifikasi.

Tim Pendanaan :

1.       Tim pendanaan terdiri dari Pengurus BKAD ditambah dengan perwakilan desa terpilih pada MAD Tahunan.  Jumlah Tim Pendanaan ditetapkan BKAD melalui forum MAD, disarankan anggota Tim Pendanaan dari unsur perwakilan desa jumlahnya lebih besar dari pada tim pendanaan dari unsur pengurus BKAD.  Contoh pengurus BKAD jumlahnya 3 orang maka tim pendanaan dari unsur perwakilan desa dapat ditetapkan 4 orang atau lebih.

Pengurus BKAD dan Perwakilan desa adalah orang-orang yang merepresentasikan pemegang hak (masyarakat kecamatan) sehingga dalam MP Perguliranpun keputusan pendanaan dilakukan oleh mereka terpilih dalam wadah Tim Pendanaan.

2.       Tim Pendanaan dipimpin oleh Pengurus BKAD.

3.       Perwakilan desa yang terpilih dalam Tim Pendanaan berstatus sebagai anggota tim.

4.       Tim Pendanaan berkewajiban menghadiri MP Perguliran.

5.       Dalam MP Perguliran, keputusan pendanaan dilakukan oleh Tim Pendanaan.

6.       Setiap desa anggota BKAD berhak mencalonkan  satu (1) orang calon untuk dipilih menjadi anggota Tim Pendanaan.

7.       Yang dapat dipilih menjadi Tim Pendanaan ialah mereka yang memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

a.       Perwakilan desa yang hadir dalam MAD, bukan kepala desa dan bukan pengurus kelompok pemanfaat.

b.      Memiliki pengetahuan di bidang pengelolaan keuangan, dana perguliran, pembinaan kelompok.

8.       Keputusan pendanaan dipertanggungjawabkan oleh Pengurus BKAD selaku Ketua Tim pada MAD Tahunan.